Sektorsrapporter som beslutsunderlag i svenska verksamheter

Sektorsrapporter som beslutsunderlag i svenska verksamheter

Sektorsrapporter från myndigheter och andra svenska aktörer används ofta när en verksamhet ska besluta om sin organisation, sina processer eller sina prioriteringar. Exempel: Statskontorets promemoria om rapporteringskanaler enligt visselblåsarlagen, SCB:s undersökning om den lokala demokratin i kommuner och regioner med tillhörande kvalitetsdeklaration, DIGG:s slutrapport om säkert och effektivt informationsutbyte inom den offentliga sektorn samt Entreprenörskapsforums rapport om hur myndigheter använder utvärderingar.

Rapporterna beskriver avgränsade områden och ger vägledning, inte färdiga beslut. Som beslutsunderlag kräver de att man först klargör syftet, vilken population eller vilka verksamheter som omfattas, hur uppgifterna samlats in och vilken tidpunkt de avser. Därefter kan verksamheten bedöma hur väl rapportens antaganden och avgränsningar passar de egna förutsättningarna.

Samma rapport kan fylla flera funktioner: checklista vid införandet av en rutin, jämförelsematerial gentemot andra verksamheter och underlag för uppföljningsbara mål. Nedan följer exempel på hur några av rapporterna kan omsättas i praktiska överväganden.

Praktiska råd för rapporteringskanaler

Statskontorets promemoria Rapporteringskanaler enligt visselblåsarlagen – överväganden och praktiska råd togs fram inom myndighetens uppdrag att främja arbetet mot korruption vid de statliga förvaltningsmyndigheterna. Statskontoret utgår från regeringens breda definition av korruption – att utnyttja en offentlig ställning för att uppnå otillbörlig vinning för sig själv eller andra – och kopplar den till det närliggande begreppet oegentligheter.

En rapporteringskanal tar emot många olika typer av tips. Det kräver att mottagaren har goda kunskaper och kan bedöma tipsens innehåll.

Promemorian visar också att kretsen som kan rapportera är bredare än nuvarande arbetstagare: även tidigare anställda, arbetssökande, volontärer, praktikanter, konsulter, uppdragstagare eller andra som står till förfogande eller utför arbete på myndigheten kan omfattas. Missförhållanden kan avse många olika typer av händelser, ageranden, företeelser och beteenden, och flera faller utanför det som normalt räknas som korruption och oegentligheter.

För den som ska besluta om sin kanal ger promemorian två hållpunkter. För det första består en rapporteringskanal av flera delar och kan organiseras på olika sätt; varje berörd myndighet måste själv ta ställning till vad som är mest lämpligt.

För det andra omfattas de statliga myndigheter som enligt visselblåsarlagen måste inrätta en intern rapporteringskanal särskilt av stödet. Flera råd är allmänna och kan därför användas även av myndigheter som vill men inte måste inrätta en särskild kanal.

Underlaget passar därmed både obligatoriska och frivilliga kanaler – men rapporten ersätter inte den egna bedömningen av tipsens innehåll och av organisationen.

Lokal demokrati i kommuner och regioner

SCB:s undersökning om den lokala demokratin i kommuner och regioner kartlägger medborgarnas möjligheter att påverka mellan valen. Den innehåller också uppgifter om bland annat nämndorganisation, medborgarrelationer, revision, service och samhällsinformation. Resultaten för undersökningen 2024 publicerades i en statistiknyhet den 6 mars 2025.

När demokratiarbetet sätts på dagordningen: 32 procent av de deltagande kommunerna hade under innevarande mandatperiod ett politiskt organ som särskilt arbetar med demokratifrågor eller demokratiutveckling – ungefär samma andel som föregående mandatperiod. Andelen med en särskild strategi för demokratifrågor och demokratiutveckling låg på en liknande nivå som tidigare mandatperiod, 17 procent.

Däremot hade andelen kommuner som avsätter särskilda medel för demokratifrågor minskat: 14 procent under innevarande mandatperiod, mot 21 procent under föregående.

Sammantaget hade 10 kommuner, 4 procent av de deltagande, både ett politiskt organ, en strategi och särskilt avsatta medel för demokratifrågor eller demokratiutveckling. 15 procent tillämpade två av tre former för att stärka demokratiarbetet, och vanligast var kombinationen politiskt organ och särskilt avsatta medel.

43 procent praktiserade en av de tre delarna, medan 57 procent av de deltagande kommunerna varken hade ett politiskt organ, en strategi eller särskilt avsatta medel för demokratifrågor eller demokratiutveckling.

Vid sidan av organisationen finns former för att ta tillvara medborgarnas synpunkter under mandatperioden, till exempel medborgardialoger, medborgarförslag och e-förslag. Av de svarande kommunerna uppgav 68 procent att det under 2023 förekommit en eller flera medborgardialoger.

Bland de kommuner som hade en medborgardialog uppgav 34 procent att det var möjligt att medverka via kommunens webbplats. Totalt 115 kommuner, 45 procent av dem som svarade på frågan, uppgav att det var möjligt att lämna medborgarförslag.

SCB:s sammanställning över lokal demokrati konstaterar också att medborgarförslag, medborgarråd, medborgardialog och medborgarundersökningar är vanligt förekommande i kommunerna, att många kommuner har ett politiskt organ för demokratifrågor och utveckling, och att en av tjugo gör allt.

För en kommun eller region som ska besluta om sitt demokratiarbete ger undersökningen två typer av underlag: hur vanliga olika former är och hur utvecklingen ser ut mellan mandatperioder. Andelsuppgifterna kan användas för att formulera mål och jämföra den egna kommunen med mönstret i riket. De säger däremot inget i sig om kvaliteten i de dialoger eller förslag som genomförts.

Andel kommuner med demokratiarbete i olika former – jämförelse mellan mandatperioderna 2018–2022 och 2022–2026

Statistiska resultat från SCB:s undersökning om lokal demokrati 2024

Kvalitet och jämförbarhet i sektorsstatistik

Till undersökningen om den lokala demokratin hör en kvalitetsdeklaration. Där anges att syftet är att producera statistik över den lokala demokratins utveckling och funktionssätt i kommuner och regioner. Kvalitetsdeklarationen är den första källan att gå till när statistiken ska användas som beslutsunderlag, eftersom den kopplar siffrorna till ett uttalat syfte.

Innan enskilda andelar lyfts in i ett beslutsunderlag bör man kontrollera vilken population och vilka enheter som avses, hur frågorna är formulerade och definierade, vid vilken tidpunkt uppgifterna samlades in samt hur bortfall och osäkerhet hanteras. Flera uppgifter redovisas som andelar av dem som deltog eller svarade på en viss fråga – andelarna har alltså olika bas, vilket påverkar jämförbarheten.

Jämförbarhet över tid är en annan aspekt. SCB redovisar former för demokratiarbete och demokratiutveckling för mandatperioderna 2018–2022 och 2022–2026, vilket gör det möjligt att följa förändringar mellan perioderna. När en sådan jämförelse används i en beslutsprocess bör det framgå vilken mandatperiod siffran gäller, eftersom förändringar i organisation och strategier ofta följer den kommunala valcykeln snarare än kalenderår.

Utvärderingar som underlag för offentliga satsningar

Entreprenörskapsforums rapport Hur använder myndigheter utvärderingar? behandlar hur utvärderingar faktiskt används i myndigheters arbete. Rapporten utgår från att växande belopp offentliga medel ställs till företags förfogande, bland annat för att skapa hållbar utveckling, och att det därmed har uppstått ett behov.

För en verksamhet som fördelar eller förvaltar offentliga medel är rapportens frågeställning användbar som utgångspunkt för den egna uppföljningen. När satsningar växer i omfattning ökar kraven på att visa vad medlen använts till och vad de lett till. Därför är det relevant att i förväg bestämma vad som ska utvärderas, när utvärderingen ska genomföras och hur resultaten ska återföras till nya beslut.

Rapporten bidrar framför allt med frågan om hur utvärderingar används. I ett beslutsunderlag kan den påminna om att skilja mellan att beställa en utvärdering och att faktiskt använda dess resultat – till exempel genom att i beslutsunderlaget redovisa vilka tidigare utvärderingar som ligger till grund för den föreslagna inriktningen.

Steg för att använda utvärderingar som beslutsunderlag i myndighetsarbete

Sektorsspecifika lösningar och informationsutbyte

DIGG:s slutrapport Säkert och effektivt informationsutbyte inom den offentliga sektorn, publicerad den 27 juni 2019, konstaterar att bristen på en nationell digital infrastruktur har lett till många myndighets- och sektorsspecifika lösningar, som skiljer sig från varandra.

Slutsatsen får direkta konsekvenser för arbetet med sektorsrapporter. När olika myndigheter och sektorer bygger egna lösningar uppstår skillnader i begrepp, definitioner, format och tekniska gränssnitt. Det försvårar jämförelser mellan sektorer och aggregering till en samlad bild, och en sektorsrapport måste ofta läsas utifrån just den sektorns egna förutsättningar.

Den som ska använda rapporter från flera områden som underlag för ett beslut bör tidigt klargöra vilka definitioner och avgränsningar varje rapport bygger på. Man bör också klargöra om uppgifterna går att föra samman med uppgifter från andra källor och vilken teknisk eller administrativ lösning som ligger bakom.

På samma sätt kan en verksamhet som själv ska införa ett system för utbyte av information ställa krav på hur begrepp och format beskrivs, så att resultatet blir användbart även utanför den egna sektorn.